Vackra anläggningar, fantastisk mat och suverän service är nog bland det första du tänker på som gör en konferens eller mötesanläggning exceptionell. De känns självklara på listan av saker ledande anläggningar har gemensamt. Ändå är det andra pragmatiska värden som bestämmer vilka anläggningar som är mest framgångsrika och kanske också lönsammast.

Låt oss gå igenom de delar som världens bästa anläggningar har gemensamt.

1. Sätter höga kvalitetsstandards.

Att sträva efter att upprätthålla högsta kvalitetsstandard i service, bekvämligheter och kulinariskt utbud är ett kännetecken bland världens ledande anläggningar. För medlemmar i en professionell mötesallians kan det vara helt avgörande villkor.  IACC begär till exempelvis att medlemmarna åtar sig kvalitetsstandrads som spinner över ett antal best practices från management till den fysiska miljön och tjänsterna som anläggningen erbjuder.

Det är en tydlig, distinkt punkt av differentiering – kvalitetsstandard är riktmärken för vad en mötesanläggning ska sträva mot. De lyfter mötesupplevelsen till en nivå som endast de allra bästa anläggningarna kan nå. 

IACC-medlemmarna instämmer. Lotta Boman, VD för Sigtunahöjdens konferensanläggning säger att ett medlemskap i IACC hjälper anläggningar att fortsätta höja nivån på erbjudanden och täcker allt ifrån ”det professionella möteshållandet när det kommer till tekniska lösningar, som att ha ett bra ljudsystem eller snabbt WiFi, till de finare detaljerna som design på blädderblock eller specifik färg på väggarna i mötesrummen. ”

2. Plikten för produktiva mötesmål. 

Ledande anläggningar arbetar nära sina kunder för att nå mötesmål som förbättrar prestationen för både personer och företag. Oavsett om det handlar om att skapa mingelmöjligheter mellan deltagare eller försäkra att utbildningar sker felfritt så gör topp-anläggningarna kundernas lyckade möten eller events till högsta prioritet.

I dagens värld är tekniken en betydande faktor för ett lyckat möte. Oavsett om det gäller att erbjuda den senaste audiovisuella utrustningen, telefonkonferenshjälpmedel eller snabbt internet gör topp-mötesanläggningar allt som krävs för att möta deltagarnas teknik-krav. Att hålla sig uppdaterad inom den senaste mötesteknologin är ett viktigt mål för topprankade mötesanläggningar.

3. Erbjuder transparent prissättning.

När det kommer till prissättning för möten ser topp-mötesanläggningarna till att kunderna inte lämnas med otrevliga överraskningar. Faktum är att de arbetar nära mötesplanerare för att säkerställa att budgeten hålls.

Ett flexibelt delegeringspaket är ett sätt att göra det enklare för mötesplanerare att budgetera. Det betyder att inga överraskningar dyker upp i slutet av mötet eftersom de lättförståeliga och värderingsdrivna paketen täcker catering, teknik, eventplanering, mötesrum och gästrum. Precis som mötesplanerare kan ta en fast avgift för sina tjänster eller timpris kan anläggningar skapa mötespaket och prissättning som fyller kundernas behov.

Henrik Karsten, VD för Karsten Conference Centres i Australien och Nya Zeeland, kommenterade nyligen ”att paketera anläggningserbjudanden på ett transparent sätt är bättre både för kunden som håller i mötet och för anläggningen. Det finns alltid nyckelelement som varje möte behöver, och sedan läggs andra behov till i personpaketen för att göra mötet verkligt personligt och skräddarsytt. Precis som när du köper en bil idag!”

Nyckeln för transparent prissättning är att ha en skriftlig överenskommelse direkt. För mötesplanerare gör den här typen av transparent prissättning det lättare att fokusera på måsten, och de kan därför mer framgångsrik hantera eventbudgetar.

4. Håller sig uppdaterade på best practices.

Oavsett om det gäller att delta i konferenser, utbildningar eller rundabordssamtal så håller sig chefer för ledande anläggningar sig uppdaterade inom de senaste idéerna och praktikerna i branschen.

Det kan betyda att de deltar i aktiviteter som fokuserar på personalutbildning, utvecklar miljövänliga förhållningssätt eller förstår den senaste upplevelsetekniken som används i möten idag. Föreningar som IACC strävar också efter att erbjuda medlemmarna kontinuerlig utbildning genom resurser som Meeting Room of the Future-rapporter, professionella utvecklingskurser och webinarier. 

För anläggningschefer kan deltagandet i dessa aktiviteter vara kritiskt för att hålla sig relevant. ”Varje gång du kommer till en konferens, eller är delaktig i regionala möten får du ut något som du kan ta med dig tillbaka till ditt team eller anläggning, även om det bara är en liten ändring i ditt mat- och dryck program” säger TJ Fimmano, verkställande VD för Dolce Hotels and Resorts i New York.

Att utveckla mat- och dryckesservice är precis vad Louise Silberman, upplevelseansvarig vid Summit Executive Center i Chicago, säger att IACC-konferensen gjorde för hennes anläggning.” Châteauform ändrade hur jag tänker kring hur vi serverar vår mat och dryck så den ser mindre institutionell ut” säger hon.

5. Hittar inspiration genom globalt nätverkande.

Att nätverka både lokalt och internationellt med andra anläggningar som håller högsta kvalitet ger en fördel till mötes- och eventanläggningar av hög kaliber som vill stanna i världens topp 1 %.

Att vara exponerad för internationella idéer är inte bara inspirerande, utan kan också vara revolutionerande. ”Vi har lärt oss att det inte bara finns ett sätt att hålla möten och konferenser”, tillägger Louise Silberman. ”Jag tycker att den internationella aspekten av IACC-communityt driver vår kreativitet och inspirerar oss till att utvecklas. Vi är en global stam!” TJ Fimmano instämmer. ”Vi är alla bättre tillsammans än separat. Varje gång du träffar en annan IACC-medlem, även om de också är en konkurrent, så lär du dig någonting” säger han.

Att finna samhörighet med en liktänkande anläggningschef kan också vara väldigt värdefullt. Andre Hodd, delägare och VD för St. Andrews Club and Conference Center i Toronto säger att exponeringen i en förening som är hängiven att arbeta för anläggningar som hans var en ny och revolutionerande upplevelse. ”Dagkonferensanläggningar (utan hotellrum) har deras egna unika utmaningar,” säger han. ”Och innan hade jag inga likasinnade kollegor som jag kunde vända mig till för att få råd eller diskutera de olika utmaningar vi står inför. Nu har jag ett helt nätverk som jag kan diskutera möjligheter, problem och innovationer med. Professionella kollegor som innan var otillgängliga för mig.”

Fördelar med medlemskap

Fördelarna för mötesanläggningar att ingå i IACC inkluderar:

• Sälj- och marknadsföringssupport. IACC bistår sina medlemmar med global försäljning- och marknadsföring på mässor, utbildar mötesplanerare och genom att ge medlemmarna en platsförteckning på hemsidan – inklusive ett förfrågansformulär för bokningar och förfrågningar.
• Professionell utbildning. IACC är en resurs för fortbildning och yrkesutbildning. Förutom det hyllade utbildningarna under kapitelårskonferenser erbjuder IACC workshops året runt som är specifikt framtagna för att utveckla, leda och marknadsföra IACC-certifierade anläggningar.
• Benchmarking. Oavsett om du är ägare, investerare eller anställd är det en stor fördel att kunna se hur din anläggning presterar i jämförelse med andra event- och mötesanläggningar, vilket är en utmärkande fördel för IACC-medlemmar.
• Globalt nätvekande. Utbildningsforum och årliga konferenser ger utmärkta möjligheter att skapa kontakter och utveckla relationer till varje segment av mötes- och konferensbranschen världen runt som ofta och gärna utväxlar tankar och idéer mellan varandra.
• Globala personalutbyten. Utbyten ger fördelar både för deltagare och värdar. Deltagare får nya kunskaper, motivation, nya perspektiv och ett utökat nätverk. Det kan också vara en belöning för utmärkande bedrifter.

Lär dig mer

Vill du veta mer om vad som krävs för att bli medlem i IACC?
Ladda ner vår IACC Benefits Brochure.

Behöver du en mötesanläggning?

Hitta en plats >>

Lär dig vad som gör IACCs anläggningar speciella.